Wir freuen uns, exklusiv für unsere Kunden und Leser einen interessanten Einblick in die Abläufe und Strukturen der Visaabteilung des U.S. Generalkonsulats in München präsentieren zu können, wofür wir den Leiter der Visaabteilung Matthew Hughes gewinnen konnten. Das Gespräch führte Steffen Keller, Sales Director der Palladium Mobility Group.

 

 

Palladium Mobility Group:
Viele Firmen, die wir in Relocation & Immigration Fragen unterstützen, haben einen starken Bezug zu den USA: Zum einen durch eigene Produktionsstandorte und zum anderen auch aufgrund von projektbezogenen Aufgaben, beispielweise in den Bereichen Automobilzulieferer, Maschinenbau oder Energie.

Somit ist die Möglichkeit, hier mit Ihnen zu sprechen, eine tolle Gelegenheit für uns, unseren Kunden das US Konsulat etwas näher zu bringen und sicherlich auch die ein oder andere interessante Information zukommen zu lassen.

Matt Hughes:
Ich freue mich sehr, einige Fragen zu unserer Arbeit im Konsulat beantworten zu können. “Outreach“ ist eines unserer Hauptziele in der Visaabteilung – wir wollen den Handel zwischen den Vereinigten Staaten und Deutschland fördern und den Menschen helfen, unsere Gesetze und Vorschriften zu verstehen.

PMG:
Auf der Webseite des Konsulats in München steht „Wir sind das Gesicht Amerikas in Bayern“. Wie versucht das Konsulat als oberste Repräsentanz der USA in unserer Region eine gute Figur zu machen? Werden Sie und ihre Kolleginnen und Kollegen auf den Aufenthalt in Bayern vorbereitet? Gibt es interkulturelle Trainings? Werden die Mitarbeiter in Bezug auf Kundenorientierung trainiert?

Matt Hughes:
Wir engagieren uns in Bayern auf vielen Ebenen. Wir arbeiten mit bayerischen Amtsträgern in Fragen von gemeinsamem Interesse, wie Handel und Politik, zusammen. Wir fördern auch die US-Exporte nach Deutschland und beraten und unterstützen bayerische Unternehmen, die in den USA investieren oder expandieren wollen. Kulturprogramme sind auch ein weiterer wichtiger Teil unserer Arbeit hier, wie zum Beispiel das Internationale Visitors Leadership Programm, das aktuelle und aufstrebende deutsche Führungskräfte in verschiedenen Bereichen dazu bringt, die Vereinigten Staaten aus erster Hand zu erleben und dauerhafte Beziehungen mit ihren amerikanischen Kollegen zu pflegen.

Bevor die meisten “Foreign Service Officers“ nach Deutschland kommen, erhalten wir ca. 10 Monate intensive Deutsch- und Kulturausbildung – oder wir machen einen Test, um nachzuweisen, dass wir schon ausreichend Deutsch können. Das Konsulat bietet auch fortlaufende Deutschkurse an, um Mitarbeitern zu helfen, Sprachkenntnisse zu erhalten und zu verbessern. Schulungen zum Thema “Customer Service“ bieten wir allen Mitarbeitern kontinuierlich an.

PMG:
Nun gibt es neben der US Botschaft in Berlin und dem Konsulat in München noch Konsulate in Düsseldorf, Frankfurt, Hamburg und Leipzig. Gibt es hier einen Favoriten unter Ihren Kolleginnen und Kollegen? Wollen alle zu uns ins schöne München und hat man als Staatsbediensteter überhaupt Einfluss darauf?

Matt Hughes:
Nun, ich kann nicht für jeden sprechen, aber persönlich denke ich, dass München einer der besten Orte für einen Foreign Service Officer auf der ganzen Welt ist! Diese Stadt hat so viel zu bieten, einschließlich schöner Parks und Architektur, einfachem Zugang zu Outdoor-Aktivitäten in den Bergen, tolle Schulen und öffentliche Verkehrsmittel und auch freundliche Menschen. Es ist sicher und sauber und ein großartiger Ort, um eine Familie (und einen Hund) zu haben. Ich habe nichts Schlechtes über Berlin und Frankfurt zu sagen – es sind großartige Städte und sie haben ihre eigenen Reize – aber ich bin sehr glücklich, hier in München gelandet zu sein und ich würde es für nichts eintauschen.

Wir haben einigen Einfluss darüber, wo wir hingeschickt werden. Jedes Jahr gibt es eine Liste von Jobs in Botschaften in der ganzen Welt und in Washington. Wir stellen eine Liste der Orte zusammen, wo wir arbeiten möchten. Dann gibt es eine Art von Verhandlung zwischen dem Angestellten und dem Department of State, um die endgültige Platzierung zu vereinbaren. Es ist fast so, als würde man sich alle paar Jahre um einen neuen Job bewerben. Wenn wir dem Auswärtigen Dienst beitreten, sind wir alle bereit, “weltweit verfügbar“ zu sein, damit wir überall landen können. Sie müssen wirklich ein Gefühl von Abenteuer haben, um diesen Job zu genießen.

PMG:
Wie lang dauert der Einsatz im Ausland? Könnten Sie sich auch innerhalb von Deutschland versetzen lassen, um Ihre Erfahrungen hier weiter zu nutzen? Oder geht es in der Regel anschließend in ein anderes Land?

Matt Hughes:
Aufgaben dauern hier in der Regel 2-3 Jahre. Einige von uns werden das Vergnügen haben, in Zukunft wieder in Deutschland zu arbeiten (unsere Generalkonsulin, Jen Gavito, war früher in Deutschland zu Gast), aber man weiß es nie genau. Es gibt einige Orte auf der Welt, wo man seinen Einsatz auf mehr als drei Jahre verlängern kann, aber Deutschland ist leider nicht einer dieser Orte.

PMG:
Was ist überhaupt der Unterschied zwischen einem Konsulat und einer Botschaft und können Konsulatsentscheidungen von der Botschaft überstimmt werden?

Matt Hughes:
Jede Nation kann nur eine Botschaft in einem fremden Land haben. Andere diplomatische Stellen sind Konsulate. In der Botschaft sitzt der Botschafter und der Botschafter ist für alle anderen Stellen in einem Land zuständig. Es gibt einige Länder, in denen wir nur eine Botschaft haben, aber in Deutschland gibt es genug Arbeit, um eine Botschaft und mehrere Konsulate zu rechtfertigen. In seinem Einsatzland spricht der Botschafter für den Präsidenten der Vereinigten Staaten, sodass alle Mitarbeiter der US-Regierung unter der Autorität des Botschafters stehen. Einer der wenigen Bereiche, in denen ein Botschafter eine Entscheidung nicht außer Kraft setzen kann, ist das Visumrecht. Nur ein Konsularbeamter kann entscheiden, ob er ein Visum erteilt oder verweigert, und wenn es eine solide Rechtsgrundlage für seine Entscheidung gibt, kann selbst ein Botschafter ihn nicht überstimmen.

PMG:
Wie ist die Zuständigkeit des Konsulats München? Kann sich jeder US-Amerikaner dorthin wenden oder gibt es hier auch eine Zuständigkeit nach Adresse des Wohnsitzes in Deutschland?

Matt Hughes:
Wir sind verantwortlich für amerikanische Bürger, die in Bayern leben, aber ein amerikanischer Staatsbürger wäre auch willkommen, die Botschaft in Berlin oder ein anderes Konsulat zu besuchen, wenn das für ihn bequemer ist.

PMG:
Wie viele Visaanträge müssen Sie mit diesem Team im Jahr bearbeiten?

Matt Hughes:
Jedes Jahr bearbeiten wir ca. 30.000 Visaanträge.

PMG:
Haben Sie noch ein paar weitere Zahlen für unsere Leser?

Matt Hughes:

Die Top 3 Visumsantragsteller-Nationalitäten sind Deutschland, China, Indien.

Top Visakategorien:

1. B1 / B2 (Geschäft und Tourismus)
2. J (Praktikanten, Au Pairs, Austauschstudenten)
3. F / M (Studenten)
4. C1 / D (Crew von Flugzeugen oder Schiffen): 6%

Unsere arbeitsreichsten Monate sind Juni und Juli.

PMG:
Wie lange ist die durchschnittliche Bearbeitungszeit von Visaanträgen und wie lange ist die Vorlaufzeit für einen Termin zur Visumsbeantragung oder Interview?

Matt Hughes:
Wir können die meisten Visa innerhalb von 24 Stunden oder weniger bearbeiten. Wir geben die Reisepässe innerhalb von 3-5 Werktagen per Post zurück (und es geht manchmal auch schneller).

Termine sind normalerweise innerhalb von 48 Stunden verfügbar und wir bieten beschleunigte Termine für Personen mit besonderen Umständen an.

PMG:
Was sind die häufigsten Gründe für eine Ablehnung eines Arbeitsvisums für die USA? Können Sie einen Prozentsatz nennen, wie viele Ablehnungen es gibt?

Matt Hughes:
Der häufigste Grund für die Ablehnung eines Visums ist, dass ein Antragsteller den Konsularbeamten nicht davon überzeugt hat, dass er oder sie enge Bindungen außerhalb der Vereinigten Staaten hat. Nach dem US-amerikanischen Visa-Gesetz müssen Konsularbeamte davon ausgehen, dass jeder Antragsteller in den Vereinigten Staaten bleiben wird, bis der Beamte davon überzeugt ist, dass das Gegenteil der Fall ist. Die Entscheidung hängt also wirklich davon ab, was der Antragsteller während des Visa-Interviews sagt. Wir verlassen uns nicht viel auf Dokumente/Unterlagen, aber wir möchten von jedem Bewerber hören, welche Art von wirtschaftlichen, familiären, kulturellen, sozialen und politischen Bindungen er/sie außerhalb der Vereinigten Staaten hat.

Wir behalten unsere Ablehnungsraten im Auge und auch die Zahl der Menschen die illegal in den USA bleiben. Wenn wir über Verweigerungsquoten nachdenken, bedeutet der Gesamtanteil der Verweigerungen nicht viel, besonders in einem Ort wie München, wo wir eine sehr unterschiedliche Gruppe von Bewerbern haben. Wir betrachten Ablehnungsdaten auf einer viel genaueren Ebene, die viele verschiedene Faktoren berücksichtigt, und wir teilen diese Daten mit konsularischen Abteilungen auf der ganzen Welt. Wenn wir problematische Trends identifizieren, verwenden wir diese Informationen, um unsere Entscheidungsfindung anzupassen. Letztendlich ist es unser Ziel, so vielen legitimen Reisenden wie möglich Visa zu geben, aber das ist ein Prozess, der ständig verfeinert wird, weil das Ziel immer in Bewegung ist.

PMG:
Wie kann man sich am besten auf ein Visa-Interview vorbereiten? Liegt alles an dem Mitarbeiter, welcher entsendet wird, oder hat das Unternehmen auch einen Anteil am Erfolg der Bewilligung?

Matt Hughes:
Um sich auf ein Visa-Interview vorzubereiten, sollten Sie darüber nachdenken, wie Sie präzise erklären, was Sie in den Vereinigten Staaten vorhaben und welche Dinge Sie wahrscheinlich später nach Deutschland zurückbringen werden. Ich würde sagen, dass die Hälfte der Verantwortung beim Arbeitnehmer und die andere Hälfte beim Arbeitgeber liegt. Nur der Mitarbeiter kann mit dem Konsularbeamten sprechen, sodass diese Person die Verantwortung hat, den Prozess zu verstehen und ihren Reisezweck gut artikulieren zu können. Sie sollten bereit sein, Fragen zu ihrer Aufgabe, ihrer Firma und warum sie reisen müssen, zu beantworten. Der Arbeitgeber hingegen ist dafür verantwortlich, dem Arbeitnehmer alle besonderen Anforderungen für die Visumklasse zu erläutern, warum sie sich für diese besondere Art von Visum bewerben, und alle anderen besonderen Vorkehrungen, die im Hintergrund getroffen werden und relevant für den Visumantrag sind. Der Arbeitgeber muss auch sicherstellen, dass der Arbeitnehmer überhaupt das richtige Visum beantragt. Die Erfolgschancen sind am besten, wenn beide Seiten ihre Arbeit richtigmachen.

PMG:
Gibt es Unternehmenskonstellationen wie z.B: Gesellschafterstrukturen oder ähnliches, mit denen eine Visumvergabe vereinfacht wird?

Matt Hughes:
Dies ist eine komplizierte Frage aufgrund der Anzahl der Arten von Visa und der Anzahl der Möglichkeiten, wie Unternehmen konfiguriert werden können. Die Antwort kann auch durch andere Erwägungen wie die Besteuerung beeinflusst werden. Aus diesem Grund würde ich Ihnen empfehlen, mit einem Anwalt über Ihre besonderen Umstände zu sprechen.

PMG:
Bei der Unterstützung zur Beantragung von sogenannten B1, E2 und L1 Visumkategorien wird immer auf “Immigration Lawyer“ in den USA zurückgegriffen. Ist das denn die einzige Alternative?

Matt Hughes:
Sie müssen nicht unbedingt einen Anwalt für einen Visumantrag einstellen. Aber viele Menschen tun das, weil sie den Prozess als verwirrend empfinden und sie keinen Fehler machen wollen, der sie Geld oder Zeit kosten oder ihre Fähigkeit gefährden könnte, in der Zukunft in die Vereinigten Staaten zu reisen. Jede Person muss individuell überlegen, wie wohl sie sich mit dem Prozess fühlt. Visarecht ist manchmal kompliziert und die potenziellen Auswirkungen können heftig sein.

PMG:
Was hat sich seit der Ära Trump geändert – worin äußern sich diese Veränderungen in Bezug auf das US-Arbeits- und Aufenthaltsrecht für EU-Bürger?

Matt Hughes:
Seit dem Amtsantritt von Präsident Trump gab es relativ wenige Änderungen im US-Arbeits- und Aufenthaltsrecht. Eine Änderung bestand darin, Reisen von Staatsangehörigen bestimmter Länder in die Vereinigten Staaten einzuschränken. Diese Änderung hat viel Berichterstattung ausgelöst, aber wir haben keine Änderung des Prozentsatzes der Visa gesehen, die wir hier in Deutschland oder in unseren Visabearbeitungszentren genehmigen. Unabhängig davon, wo Sie geboren wurden, sind Sie, wenn Sie einen deutschen Pass besitzen, von diesen neuen Regeln ausgenommen, und es gibt eine Reihe weiterer Ausnahmen, die ebenfalls gelten.

Die größte Veränderung unserer Visaverarbeitung in letzter Zeit geschah tatsächlich unter der Obama-Regierung, als wir eine Regelung einführten, nach der Personen aus visumfreien Ländern (einschließlich Deutschland) Visa beantragen mussten, wenn sie in den Iran, den Irak, Syrien, Jemen, Sudan gereist waren, Somalia oder Libyen vor kurzem. Dies führte zu einem starken Anstieg der Anträge für Geschäfts- / Tourismusvisa in München, aber wir haben diese Periode der erhöhten Nachfrage durchgearbeitet und die Dinge haben sich seitdem normalisiert.

Mein Ratschlag ist, sich nicht von einigen Zeitungsschlagzeilen abschrecken zu lassen und deswegen wichtige Geschäftsreisen oder den Traumurlaub abzusagen.

PMG:
Ein weiteres Statement auf Ihrer Webseite lautet: „In unserer täglichen Arbeit gilt die Devise: dienstleistungs- und innovationsorientiert agieren, goodwill-bestimmt und umweltbewusst handeln.“ Wo beginnt und wo endet der “goodwill-Ansatz“?

Matt Hughes:
In München erlaubt uns unsere relativ kleine Größe, flexibel zu sein. Wir müssen selbstverständlich unsere Gesetze immer befolgen, und leider können wir heutzutage nicht sehr flexibel sein, wenn es um Sicherheit geht, aber wir versuchen immer unseren Kunden zu helfen, wenn wir können. Wir vergeben regelmäßig Notfalltermine und wir … naja, ich möchte nicht wirklich sagen, womit man durchkommen kann, weil ich schlechte Planung nicht fördern will. Aber Sie würden überrascht sein, wie weit wir gehen, um Leuten zu helfen ihre Reisepläne zu verwirklichen.

PMG:
Dass Ihr Team dienstleistungsorientiert ist haben wir als Kunde mit sehr viel US-Erfahrung schon oft erlebt!

Bitte verstehen Sie die nächste Frage nicht falsch, aber was ist an Ihrer Behörde innovativ? Bzw. welchen Handlungen oder Prozessen begegnen Sie innovativer als zum Beispiel deutsche Behörden?

Matt Hughes:
Ich freue mich, über unsere Innovationen zu sprechen! Ich werde mit unseren Terminen anfangen. Wir messen die Zeit, die jeder Kunde in der konsularischen Abteilung verbringt, vom Zeitpunkt der Sicherheitsüberprüfung über die erste Interaktion mit einem konsularischen Mitarbeiter bis zu seiner Vorstellungszeit. Wir analysieren diese Daten jede Woche und passen unseren Terminplan entsprechend an, um sicherzustellen, dass der durchschnittliche Bewerber weniger als 30 Minuten im Konsulat verbringt, von Anfang bis Ende. Dann verfolgen wir auch die Bearbeitungszeit von jedem Antrag, von Visumsgenehmigung bis zum Drucken des Visums, um sicherzustellen, dass wir in diesem Prozess auch keine Zeit verlieren. Es ist diese sorgfältige Überwachung der Daten, die es uns ermöglicht, so schnell zu arbeiten.

Noch eine von unseren innovativen Maßnahmen ist jeden Bewerber mit einem 2-D Strichcode zu verbinden. Wir laden alle Informationen des Bewerbers vor dem Datum des Interviews, und kontrollieren sie auf mögliche Probleme. Wenn Probleme auftauchen, rufen wir den Visumantragsteller persönlich an, um alle gefundenen Probleme zu beheben. Dies beschleunigt auch den gesamten Visumprozess, da zu einem späteren Zeitpunkt keine weitere Dateneingabe erforderlich ist. Gleichzeitig verringert es die Zeit die ein Visumantragsteller im Konsulat verbringen muss, weil alle Informationen in unseren Systemen leicht zugänglich sind.

Für amerikanische Bürger, führen wir viele Wähler-Outreach-Initiativen durch, und wir reisen auch in andere Teile Bayerns, um Menschen, die nicht in der Nähe von München wohnen, zusätzliche Möglichkeiten zu bieten, US-Reisepässe zu beantragen.

Aus Trainingssicht haben wir eine riesige Bibliothek mit Online-Kursen, die vom Auswärtigen Amt des Außenministeriums geschaffen wurden. Wir alle nehmen an diesen Online-Fernlernkursen teil, um sicherzustellen, dass jeder, der in der Konsularabteilung arbeitet, ein Experte in der Arbeit ist, die er macht. Wir schicken einige Mitarbeiter auch nach Washington, um Fort- und Weiterbildungskurse zu absolvieren. Und jeden Monat arbeiten wir mit einer Reihe von verschiedenen Business-Management-Tools, um unsere bestehenden Geschäftsprozesse durch interne und externe Rückmeldungen zu bewerten und zu verbessern.

Also, obwohl wir eine große Organisation sind, würden Sie überrascht sein, wie innovativ wir sein können!

PMG:
Die Botschaft ist an amerikanischen, deutschen und bayerischen Feiertagen geschlossen. Haben alle Mitarbeiter dann auch wirklich frei?

Matt Hughes:
Ja! Toll, oder?

PMG:
Wenn morgen ganz spontan Präsident Trump und sein Außenminister an Ihre Tür klopfen und Zeit für einen Look & See Trip mitbringen; was würden Sie als Ihre persönlichen Highlights in Bayern und in Deutschland den beiden Herren zeigen?

Matt Hughes:
Ich genieße es wirklich, ins Freie zu gehen. Ich fahre gerne mit meinem Rennrad oder meinem Mountainbike in der Gegend um München und in den Hügeln im Süden. Im Winter genieße ich besonders Skilanglauf. Ich denke, das sind einige der besten Möglichkeiten die „echten“ Bayern zu sehen. Ich bin mir nicht sicher, ob Präsident Trump oder der Secretary of State wirklich gerne mitkommen würden! Aber wenn ich sie auf eine Reise, die sie genießen würden, mitnehmen müsste, würde ich wohl mit einer Fahrt auf die Zugspitze beginnen, um ihnen die natürliche Schönheit Bayerns zu zeigen. Dann ginge ich zu einem Projekt für erneuerbare Energien, um ihnen zu zeigen, wie wichtig die Umwelt für Bayern ist. Ich nähme sie auch mit, um ein amerikanisches Unternehmen zu sehen, das in Bayern investiert und Arbeitsplätze schafft, sowie den Hauptsitz eines bayerischen Unternehmens, das in den USA investiert und auch Arbeitsplätze schafft. Ich würde sie zur Schule meiner Kinder bringen, um ihnen zu zeigen, wie glücklich meine Kinder hier sind und wie schnell sie die deutsche Sprache gelernt haben. Ich würde ein Bier und eine Hax’n mit ihnen im Kloster Andechs teilen und historische Touren durch München und Nürnberg machen. Und ich denke, ich würde die Tour mit einer Schifffahrt auf dem Main und einer guten Flasche Wein in der Nähe von Würzburg beenden.

PMG:

Vielen Dank für das tolle Gespräch